社会福祉法人 渡良瀬会様

法人名・施設名	社会福祉法人　渡良瀬会 https://watarase-kai.jp/
設立	昭和38年
施設種別	障害者支援施設、生活介護事業所、グループホーム、コミュニティセンター（生活介護・就労継続支援B型事業所、特定相談支援センター、一般相談支援）　等
所在地	栃木県足利市葉鹿町2245
従業員数	295人（常勤205人、非常勤90人）
担当者数	経理担当者　7拠点　13名 法人本部分室4名で伝票入力業務を集約
ヒアリングご担当者様	駒井　達也　様
導入製品	SWING財務会計クラウド SWING伝票入力オプションクラウド SWINGと連携した業務自動化サービス（RPA）

導入前のお困りごと

1. 伝票入力をなど日常処理の操作で苦労をし、効率化したいという要望がありました。
   「以前使用していた会計システムでは、元帳や仕訳日記帳にジャンプができない、サービス区分按分の仕訳を入力する場合は、複合形式にしないといけない等制限がありました。（駒井氏）」
2. 月次・決算業務において附属明細書や注記を別途Excelで作成している。
   「各施設で会計業務を行うのではなく、法人本部分室に会計業務を集約して人件費を削減したいという考えもありました。（駒井氏）」

伝票入力に関する提案内容

1. 法人本部分室に伝票入力業務を集約させて、伝票入力をはじめ会計業務の効率化を図る。
2. 伝票入力に関しては、RPAも活用し入力時間を削減できるようにする。

伝票入力効率化に向けて導入のながれ

「各施設の担当者とコミュニケーションをとり円滑にできるようにしました。（駒井氏）」

1. 法人内で、各施設からもらう伝票情報のExcelフォームを統一
2. 法人内ルールの策定
   「法人本部分室にいつまでに、Excelフォームを送付するかなど細かいルールを決定しました。（駒井氏）」
3. RPAのシナリオをCIJで作成および構築
4. 運用開始

導入後の効果

各施設において伝票入力作業から解放され、補正予算の作成等に業務を変更

各施設では伝票入力をせずに、伝票情報だけを法人本部分室に送付するように変更。これらの伝票情報を法人本部分室の４名だけでSWINGに取込できる専用のExcelに入力しています。よって、各施設での会計担当者は、伝票入力作業から解放されています。
「法人本部分室に必要な伝票情報だけをExcelで連絡もらうよう変更しました。この必要な情報は、Excelで、1取引１行の入力しやすいものであり、会計ソフトへの伝票入力する情報より入力する情報を減らし、各施設での負担がかからないように工夫しています。（駒井氏）」

伝票入力という業務量・業務時間を減らしただけでなく、業務内容そのものを変更しています。
「各施設の会計担当者は、以前も会計ソフトを使用しているので勘定科目等の会計知識はあります。しかし会計システムへの入力作業という単純作業は、人ではなく機械にまかせるようにし、伝票入力する作業時間を削減することに成功しました。その分、各施設 現場ではないと把握しづらい補正予算の策定をするよう業務を変更しています。（駒井氏）」

法人本部分室において伝票登録作業は、RPA実行ボタンを1回クリックするだけ。
１ヵ月分の伝票登録が1日で終了

法人本部分室で専用のExcelに入力後、SWINGへの取込は、RPAの実行ボタンをクリックするだけ。
「法人本部分室には、１ヵ月の伝票を月に3回　日付ごと１日～10日、11日～20日　等　にわけて送付してもらっています。3ファイル×会計処理の拠点数分 ５拠点分の伝票ありますが、RPAの実行ボタンを1回クリックし、該当拠点の伝票取込が１日で終わっています。」
「業務でRPA実行用パソコンと、もう１台と２台使用しているので、RPA実行中は、もう１台のパソコンに画面を切替て、他の業務を実施しています。RPA実行後は、基本 RPA実行中のパソコンを確認せずに放置しています。気が付いたら１カ月分の伝票入力作業が終わっています。（駒井氏）」
「現在は、伝票入力作業において困っていることはなく、軌道にのってきているので問題ないです。単純作業をRPAに任せたことで、国保連への請求関係の業務に注力しています。（駒井氏）」

月次・決算業務においてもSWINGを活用
税理士の先生からの紹介、現在は、月次から決算業務までSWINGの機能をフル活用

「税理士の先生からも、福祉会計サービスセンター様の監修であり、社会福祉法人に特化した会計システムであるSWINGを紹介していただき導入を決定しました。（駒井氏）」
現在は、附属明細書、注記、財産目録、WAMの電子開示システム連携まで全てSWINGを利用し、活用の幅を拡げてくださっています。
「月次で、決算チェックを実行し、エラーが出た場合も、内部取引確認帳票を活用しています。現在は、エラーとなっても見当がつくようになり即座に対応しています。（駒井氏）」
「決算業務で、数値が確定してから附属明細書や注記の作成、電子開示システムとの連携等やることが増えましたが、SWINGからデータを全て連動、集計、取込みがでるので決算業務の時間短縮となっています。（駒井氏）」

さらに、減価償却費と国庫補助金等特別積立金取崩額の仕訳の自動作成機能を利用し、年度末に年間での減価償却費の計上を止め、毎月計上するように変更しています。
「SWINGお客様サポートサイトにあるマニュアルをダウンロードし、初期設定を自身で確認しすぐに自動作成機能を利用できました。サービス区分ごとに減価償却費を計上するので仕訳の数も多いですが、摘要の文字もそのまま利用できますし、とにかくすごく便利です。（駒井氏）」

今後の課題と展望

担当になった初めのころは、勘定科目はゴム印を用いて、金額、摘要等は手書きをして伝票を作成していた経験もある駒井氏。「その頃に比べればだいぶ、楽になりました。（駒井氏）」
「今後も、業務の効率化と各種経費を削減できるよう検討を継続します。そのために、（一部RPAを使用していない施設の伝票登録もあるため）全施設の仕訳伝票登録をRPAで実行し、最終的には、本部集中経理の導入　経理業務全てを本部で実施できるように検討していきたいです。（駒井氏）」