社会福祉法人 東京栄和会様

法人名・施設名	社会福祉法人　東京栄和会 https://www.tokyoeiwakai.or.jp/
設立	平成14年
施設種別	特別養護老人ホーム、老人デイサービス事業、居宅介護支援事業、相談事業・支援事業（地域包括支援センター、診療所 等）　等
所在地	東京都江戸川区西葛西8-1-1
従業員数	３５８人（常勤２０７人、非常勤１５１人）令和6年４月１日時点
担当者数	会計担当・伝票入力担当者　３施設あわせて5名 江戸川区：会計伝票入力２名、上長承認２名 千代田区：会計伝票入力１名、上長承認1名 千葉県浦安市：会計伝票入力２名、上長承認1名
ヒアリングご担当者様	染谷　雅洋　様
導入製品	SWING財務会計クラウド SWING伝票入力オプションクラウド SWING証憑保管クラウド

導入前のお困りごと

1. 電子帳簿保存法が改正となり、法人税を納付している法人として、電子取引書類の電子保存が義務化となった。
2. 領収書・請求書を伝票に貼り付けてファイルで保管。ある程度古いものは倉庫に保管していたため、該当の書類を探す時間がかかっていた。
3. 会計伝票の承認を、紙で実施しているため、出勤しないと承認できない。

打ち合わせを通して発覚したニーズ

1. 領収書・請求書等の証憑書類等を、電子帳簿保存法に対応して電子保存する。
2. 会計伝票の承認を、紙ではなくシステムの画面上で承認する。

提案内容

1. 証憑保管クラウドで、領収書・請求書を電データで保存。
2. 証憑保管クラウドに保管された領収書・請求書を確認しながら、伝票入力オプションで会計伝票の承認。

SWINGを選んだ決め手

「SWINGシリーズが社会福祉法人向けに特化しているシステムであり、且つ証憑保管クラウドが他社より安価でした。
他社は従量課金のため、高いメーカーもありました。（染谷氏）」
「SWING財務会計システムと連携して、請求書・領収書が見られるとデモで聞いていたので導入を決めました（染谷氏）」

導入までのながれ

1. 電子帳簿保存法対応に関するヒアリング
2. 証憑保管クラウドのデモンストレーション
3. 法人内・検討・理事会で承認いただく
   「製品の仕様や工数削減のプレゼンをし、理事長をはじめとした上層部に打診して決裁いただきました。（染谷氏）」
   「その後電子帳簿保存法の規程をもとに、法人内の経理規程のルール整備、最終的にはどこまで電子帳簿保存法をするか理事会に諮る前までに会計事務所にも相談しました。（染谷氏）」
4. システム構築
5. インストラクターによる操作説明
6. 導入開始

導入した感想

「証憑書類が必要になった際に、証憑書類をクラウドでデータ検索をする方が、今までに比べて圧倒的に速くなりました。
特に補助金申請に関する業務において、法人内の担当者から問い合わせが経理にくることがよくあります。
ファイルに保管している場合は、ファイルから探して一時的に全て書類をはずしてコピーして渡していましたが、証憑保管クラウドで検索しダウンロードすればすぐに確認できるので助かっています。（染谷氏）」

期待する効果、展望

「導入後、財務会計システムの一部の処理と伝票入力オプションの承認処理ができなく困ることがありましたが、CIJでバージョンアップをしてもらい全ての処理で並行処理ができるようになりました。（染谷氏）」
(CIJ)その際は、ご不便をおかけしまして、大変申し訳ございません。現在は同時処理ができますのでご安心ください。

電子データ受領の管理が課題　さらに伝票入力と証憑書類の登録が効率良くなることを期待

「多数の業者から、請求書等が郵送ではなく電子化されています。それに伴い、ダウンロード用のIDやパスワードの管理が大変であり、またダウンロードを忘れないようにしないといけないといった新たな課題もあります。
法人としては、法人規模からしても証憑書類の電子保存は、現場の職員に作業を分散させるのではなく、経理担当者で継続して行おうと思います。
また、SWING伝票入力オプションで入力した情報が、そのまま証憑保管クラウドにも記録されるとさらに効率良くなります。」
（CIJ）伝票入力で入力した情報をSWING証憑保管クラウドに登録できるよう改修を予定しておりますので、今後のバージョンアップをお待ちください。