伝票入力作業の効率化。
クラウド移行により各拠点のデータをリアルタイムに確認し、支払業務の本部集約を実現
社会福祉法人安立園は、大正15年に創設、創立100周年を迎えられる総合福祉施設です。
お年寄りの介護支援や子育て支援を通して、地域社会における福祉の向上を担えるように施設を社会化し、地域福祉の拠点となっています。
| 法人名・施設名 | 社会福祉法人 安立園 https://anryuen.jp/ |
| 設立 | 昭和2年 |
| 施設種別 | 養護老人ホーム、特別養護老人ホーム、老人デイサービス事業、居宅介護支援、保育所 等 |
| 所在地 | 東京都府中市晴見町1-13-5 |
| 従業員数 | 240人（常勤123人 非常勤117人） |
| 担当者数 | 会計担当 5名 |
| ヒアリングご担当者様 | 事務 伊藤 京介様 |
| 導入製品 | SWING財務会計クラウド SWING伝票入力オプションクラウド SWING給与計算システム |
目次
導入前のお困りごと
- Excelで伝票を作成し会計責任者の承認をうけ、出納帳もExcelで作成する。その後、再度「財務会計システム」へ仕訳伝票を手入力し二度手間。
- 同製品「スタンドアロン版」を３カ所で運用していたので、データのとりまとめに苦労、リアルタイムで合算数値が確認できない。
- 未払金Excelを集計し、インターネットバンキングで振込額を手入力し時間がかかっている。
打ち合わせを通して発覚したニーズ
- 効率よく伝票入力から出納帳の作成、上長の承認まで行う。
- 各拠点のデータの統合作業を廃止し、リアルタイムにデータを確認する。
- データ統合できたことにより、未払金の仕訳を利用し、銀行振込処理まで自動化する。
提案内容
- 伝票入力オプションを利用し、入力作業の時間を削減。
- 伝票入力オプションから、専用Excelを出力し入力。
- 各拠点で運用していたスタンドアロン版から、データを統合しクラウド版への移行。
- 支払処理の活用
未払金の伝票を、集計しインターネットバンキングへ取込。
これら振込業務を、全て本部でとりまとめて行う。
導入までのながれ
伝票入力オプションおよびクラウド移行
| 11月 | クラウドおよび伝票入力オプションのデモンストレーション |
| １月 | クラウド化確定 |
| ３月末~４月 | スタンドアロン版で決算をし、並行してデータ統合に伴う整備 伝票入力オプションの運用に関して調整 |
| ４月中旬 | 翌年度へ期首更新後、データを統合、クラウド環境へデータ移行（クラウド移行完了） |
導入後の運用
クラウドへ移行後、セキュリティ関係、支払処理の活用方法の相談を、当社サポートセンターにご連絡いただき提案
| ５月下旬 | 財務会計への転送処理を事務長・施設長のみができるようにしたいとセキュリティ設定の 見直しのご相談 |
| ６月上旬 | （CIJ）管理者のみ転送処理ができるようSWINGでの設定を変更し、運用開始 |
| ６月中旬 | （CIJ）業者マスタの整理等の事前準備をご案内、システムで処理方法をお伝えし、支払処理 使用開始 |
導入した感想
お困りごとから、実際にお話ししてくださった内容です。
伝票入力オプションの利用
経理規定に準拠し、指導監査で注意をうけないような運用を検討しながら進めました。
法人として上長がシステム導入に積極的でしたので、システム導入や会計責任者、承認のながれが一部変更になる点はスムーズにすすみました。
運用開始時に、伝票オプションの操作方法（Excel伝票への入力やオプションへの取り込み方法）を覚える点は、苦労し、導入時にデモをしてくださったCIJの方に相談をしました。
運用開始後はExcelの伝票をそのまま伝票オプションに取込できるので、入力作業が一度になったので時短になったと各会計担当とも話しています。拠点区分、仕訳量にもよりますが１カ月分の伝票入力作業がトータル３日程かかっていましたが、１日で終わるようになりました。
データ統合しクラウド移行
決算業務にあたり３カ所からのデータ合算を手動で行っていたので大変でした。
データ合算するために、各拠点のバックアップや還元作業を繰り返し行わず、いつでもデータを確認できることがメリットです。本部に限らず、養護や保育園でも計算書類を確認できる点も良いです。
また、スタンドアロン版であれば、メディアが届きバージョンアップを手作業していたのですが、バージョンアップをしなくて良いので非常に助かっています。
さらに、勘定科目の追加などメンテナンス作業で非常に大変だったことがありました。1拠点だけが勘定科目を使用したい場合でもあっても、使用する必要のない統合先の拠点にも勘定科目を追加しなくてはいけず、同じ作業をしていましたが、データ統合し、クラウド移行したことで１回追加作業をするだけで済みます。
振込業務・支払処理に関して
未払金のExcel表に各施設が金額を手入力し、この作成自体も相当時間がかかっていました。その後、合算額を銀行WEBサイトでログインし、振込処理をしていました。
運用開始に関しては、クラウド移行後サポートセンターにご相談し、あわせてお客様サポートサイトの「支払処理」運用マニュアルを利用しながら進めました。
現在は、仕訳から自動集計し、インターネットバンキングに落とし込みができて未払金の処理も時短になりました。
振込業務は、全て本部でとりまとめています。特養、保育園と同じ敷地にあり取引先も同じところが多いので、同じ取引先であれば、振込データを取引先ごと合算してまとめて振込処理をしています。
その他の効果
附属明細書も各拠点Excelで作成していましたが、データ統合されましたので、約10種類ある附属明細書をSWINGに切り替え、システムの中で全て作成しています。
期待する効果、展望
銀行データの活用でさらに伝票入力を効率化していきたいです。
また、紙ベースで対応してる業務がまだ多く、紙の量も多いので、保管場所、コストもコンパクトになるようにしていきたいです。
（CIJ）SWING証憑保管クラウドで、領収書・請求書をクラウドに保管できるサービスもありますので、ご提案、ご支援を継続させてください。